Kom ihåg-lista före, under och efter konferensen


Kom ihåg-lista före konferensen

• Identifiera syftet med och målet för arrangemanget
• Klargör de ekonomiska ramarna och sätt upp en budget
• Sätt ihop en projektgrupp med en huvudansvarig som koordinator
• Fördela uppgifter och sätt tidsfrister
• Klarlägg deltagarantalet och behovet av mötesrum
• Hämta offerter från aktuella konferensplatser och boka så fort ett ställe har valts
• Ta fram ett preliminärt program
• Kontakta och boka aktuella externa föredragshållare
• Uppskatta behovet för teknisk utrustning
• Skicka ut inbjudan till mötesdeltagare. Ange sista anmälningsdatum
• Det rekommenderas att man genomför ett besök till konferenslokaliteterna för att bli bekant med platsen och etablera kontakt med personalen
• Planera ett socialt upplägg, gärna i samarbete med arrangemangsplatsen, så att det blir variation i programmet
• Skapa en detaljerad körplan med tidsramar
• Skicka en detaljerad bekräftelse till arrangemangsplatsen. Ange antal deltagare, mötesrums- och övernattningsbehov, mötestidpunkt, samt vad som krävs i form av teknisk utrustning, hur ni ska sitta osv.
• Beställ transport om inte deltagarna ska göra det själva
• Inhämta förslag på servering
• Skicka ut praktisk information till deltagare och föreläsare som omfattar transport, mötesplats, tidpunkter och annan relevant information
• Undersök om det finns deltagare som måste ha särskild mat
• Varsko arrangemangsplatsen om serveringen
• Begär presentationer från föreläsarna som sammanställs enligt körplanen
• Kartlägg om det finns behov för produktion av profileringsmaterial, roll-ups, presentartiklar osv.
• Skapa möblering i samarbete med arrangemangsplatsen
• Skapa konferensmappar med detaljprogram, deltagarlista och annan relevant information


Kom ihåg-lista under konferensen

• Res helst ett dygn i förväg till konferensplatsen för att kontrollera att allt är i ordning
• Tänk på att fördela uppgifter efterhand så att inte du måste göra allt
• Om det är många deltagare, bör man sätta upp en egen incheckningsdisk i receptionen
• Kontrollera att beställd teknisk utrustning är på plats
• Ge så tidigt som möjligt praktisk information avseende konferensens genomförande. Betona att tidsplanen måste respekteras och att privata köp under hotellvistelsen betalas av den enskilde
• Ha en plan B om det uppstår avvikelser under konferensens gång. Det kan vara föreläsare som får förhinder, tidsfördröjningar, dåligt väder som kan påverka aktiviteter som sker utomhus, etc.
• Ha en nära dialog med din kontakt på konferensplatsen under konferensens gång
• Ha en egen körplan under middagen. Vem som ska hålla välkomsttal, om andra också ska hålla tal, och när det eventuellt ska vara underhållningsinslag.
• Ska det förekomma busstransport med flera bussar under konferensen? Se då till att det finns ansvariga ombord som kan ge praktisk information.
• Är konferensen utanför Skandinavien måste som regel passen lämnas in vid ankomsten till hotellet. Kom ihåg att kontrollera att alla har hämtat sitt pass i receptionen innan avresa
• Se till att gemensam transport till flygplatsen anordnas i god tid innan flygavgång


Kom ihåg-lista efterarbete

• För att lära av eventuella fel bör deltagarna få tillfälle att utvärdera konferensen. Det bör ske kort tid efter, då minnet av konferensen är så färskt som möjligt
• Ha också ett sammanfattningsmöte i projektgruppen där detaljerna och erfarenheterna kring konferensen genomgås
• Höll budgeten, sattes det av för mycket, eller sprack de ekonomiska ramarna?
• Var beredd på att det kan komma oförutsedda fakturor efteråt
• Från ord till handling! Skapa ett referat från den yrkesmässiga delen av arrangemanget. Detta gäller även eventuella workshops och brainstorming, så att bra tankar och idéer inte glöms bort
• Skicka tackbrev till externa föredragshållare, leverantörer och eventuella sponsorer
• Var ärlig när det gäller själva utvärderingen. Uppnådde ni de målsättningar som sattes vid projektets början, eller bör något göras annorlunda nästa gång?