När ni har hittat en aktuell destination är det dags att hitta rätt mötesplats. Sök lite på Internet och hör efter med kollegor eller affärsförbindelser som känner till och eventuellt har kontakter på det aktuella resmålet. Vid denna tidpunkt kan det också vara en bra idé att involvera ett evenemangsföretag eller en resebyrå, i synnerhet om det handlar om ett större arrangemang i utlandet. Be om offerter från flera hotell/arrangemangsplatser, så att ni har ett lämpligt jämförelsematerial att basera beslutet på.