För att vara garanterad ett lyckat arrangemang är emellertid en grundlig mötesplanering från A till Ö ett nyckelord. Detta är alfa och omega, oavsett om ni själva står för regin eller om ett externt evenemangsföretag eller en extern resebyrå ska bidra.

Här har vi skapat en lista med några bra tips som hjälper er under mötesplaneringens gång.

Identifiera arrangemanget
Vad är syftet med mötet? Är det till exempel tal om att motivera anställda i den egna organisationen, är det kunder som ska bli ännu större kunder, eller är det ett yrkesinriktat seminarium där det mesta ska äga rum inomhus och där mötesplatsen spelar mindre roll?

Välj resmål
När syftet med mötet är avklarat, är valet av resmål nästa punkt. Att hitta rätt geografisk plats är i de flesta fall avgörande för om ett arrangemang blir lyckat eller inte.
Kanske skulle ni ha mest utbyte av att mötas under Medelhavets eviga sol i skuggan av svalkande palmer? En pulserande storstad kan också vara en aktuell arena, eller vad sägs om ett lantligt slott i ett franskt bondelandskap?
Det saknas inte alternativ, så denna punkt kräver grundlig efterforskning.

Hämta in offerter
När ni har hittat en aktuell destination är det dags att hitta rätt mötesplats. Sök lite på Internet och hör efter med kollegor eller affärsförbindelser som känner till och eventuellt har kontakter på det aktuella resmålet. Vid denna tidpunkt kan det också vara en bra idé att involvera ett evenemangsföretag eller en resebyrå, i synnerhet om det handlar om ett större arrangemang. Be om offerter från flera hotell/arrangemangsplatser, så att ni har ett lämpligt jämförelsematerial att basera beslutet på.

Boka i god tid
När ni har avklarat destination och arrangemangsplats, är det viktigt att boka så snabbt som möjligt. Ju tidigare ni är ute, desto billigare blir det. Då är också valmöjligheterna mycket större. Be om offerter på olika konferenspaket, boende- och måltidsalternativ. Var också noga med att läsa igenom bokningsbekräftelsen. Vad är inkluderat, tillkommer det avgifter vid ändringar/avbokningar, och hur ska betalningen ske? Sätt också tydliga krav om vad ni förväntar er av arrangemangsplatsen, och skapa gärna en detaljerad checklista för att ha mesta möjliga kontroll.
Vid denna tidpunkt är det också dags att boka flygbiljetter. De största resebyråerna och flygbolagen har egna gruppavdelningar som hanterar denna typ av resor där större grupper deltar. Också här är det viktigt att få klarlagt ändrings- och avbokningsreglerna.

Besök resmålet
Om du/ni har tillfälle till det, så kan det vara en bra idé att besöka konferensplatsen. Då får du en närmare inblick i hur faciliteterna ser ut, vad som krävs i logistikväg, och inte minst att knyta kontakter med konferensvärdar som kan vara till stor hjälp före och under arrangemanget.
I väldigt många fall ställer arrangemangsplatsen upp med gratis kost och logi vid sådana visningsturer.

Lokaliteter
Använd ordentligt med tid på att hitta konferenslokalernas möjligheter och begränsningar. Vad är maximalt antal deltagare, hur ska dessa sitta, vilken slags teknisk utrustning finns det behov av, och behövs det mindre mötesrum för till exempel grupparbeten? Det kan också vara en bra idé att sätta upp en egen incheckningsdisk i receptionen vid ankomst, då rumsnycklar och konferensmaterial delas ut.

Det yrkesinriktade programmet
Om det finns flera bidragsgivare till det yrkesmässiga programmet är det viktigt att man genomför en grundlig och stram koordinering så att alla levererar sina bidrag inom givna tidsfrister. Sätt upp en preliminär körplan som justeras allteftersom detaljerna faller på plats.

Måltider
Få flera måltidsalternativ från konferensleverantören, och då gärna på två- alternativt trerätters menyer. Vad ska serveras i pauserna och hur ska deltagarna sitta under de gemensamma måltiderna?

Sociala aktiviteter och underhållning
I tillägg till den yrkesmässiga delen har det sociala umgänget mycket att säga för att arrangemanget ska bli så lyckat som möjligt. Ett bra tips är att alliera sig med konferensplatsen, som i de allra flesta fall har ett eget aktivitetsupplägg.
Gruppens sammansättning, antal, kön och ålder bör tas i beaktande när typ av aktivitet ska beslutas.
En extra udd på arrangemanget blir det också om det finns ett eller fler underhållningsinslag, både under den yrkesmässiga och den sociala delen. Hör efter med konferensplatsen om de kan bidra med lokala kulturella krafter, alternativt ta med en eller fler underhållare.