När ni har bestämt destination och arrangemangsplats, är det viktigt att boka så snabbt som möjligt. Ju tidigare ni är ute, desto billigare blir det. Då är också valmöjligheterna mycket större. Be om offerter på olika konferenspaket, boende- och måltidsalternativ. Var också noga med att läsa igenom bokningsbekräftelsen. Vad är inkluderat, tillkommer det avgifter vid ändringar/avbokningar, och hur ska betalningen ske? Sätt också tydliga krav om vad ni förväntar er av arrangemangsplatsen, och skapa gärna en detaljerad checklista för att ha mesta möjliga kontroll.

Vid denna tidpunkt är det också dags att boka flygbiljetter. De största resebyråerna och flygbolagen har egna gruppavdelningar som hanterar denna typ av resor där större grupper deltar. Också här är det viktigt att få klarlagt ändrings- och avbokningsreglerna.